2.2.6.1 Smernica o zásadách a účtovaní pokladnice
Ing. Mária Vépyová, PhD., Ing. Zuzana Hrušovská, Ing. Jozef Pohlod
Stiahnuť dokument
Dopady nevypracovania tejto smernice
-
ak nie sú zadané základné predpoklady evidencie a manipulácie s pokladničnou hotovosťou a ceninami, podpísaná zodpovednosť za zverené prostriedky by bola neúčinná;
-
ÚJ môže uviesť rozšírené podmienky inventarizovania pokladničnej hotovosti a cenín aj mesačných intervaloch (zákonom stanovená povinnosť inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka); v tomto prípade je záväzná interná smernica, nie zákon, z tohto znenia vyplýva, že ÚJ musí podložiť inventúru mesačnými skontami tuzemskej aj cudzej meny, túto skutočnosť si overujú aj audítori v ÚJ, ktoré majú povinnosť overiť ÚZ;
-
ocenenie úbytkov cudzej meny je dané touto smernicou (metóda VAP, FIFO príp. iná), pri jej absencii je ocenenie spochybniteľné;
-
úbytok cenín (stravné lístky, kolky, telefónne karty a pod.) majú väčšinou charakter vzniku daňovo uznaných nákladov (u SL len sčasti – max. vo výške 55% stravnej hodnoty), napriek tomu však pravidlá účtovania a ocenenie musia byť dané smernicou (poškodenie cenín, limity telefonických hovorov, preukazovanie spotreby kolkov, diaľničných známok a pod.).
Článok I
Všeobecné ustanovenia
Právna úprava
-
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších právnych predpisov (ďalej len zákon o účtovníctve);
-
Opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23052/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov a doplnkov (ďalej len postupy účtovania);
-
zákon č. 659/2007 Z. z. Generálny zákon o zavedení eura ako domácej (tuzemskej) meny;
-
vyhláška č.75/2008 Z. z. o pravidlách vykazovania, prepočtu a zaokrúhľovania peňažných súm;
-
vyhláška č. 97/2008 Z. z. o podrobnostiach duálneho zobrazovania pre oblasť ochrany spotrebiteľa;
-
zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní ERP (vstúpil do platnosti 1. 9. 2008) a jeho novelizácie
Zásady vedenia pokladnice stanovujú postup pri vedení tuzemskej a valutovej pokladnice, hmotnú zodpovednosť za stav pokladničnej hotovosti a náplň činnosti pokladníka.
Článok II
Zásady vedenia pokladnice
S osobou hmotne zodpovednou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti, ceninami a prísne zúčtovateľnými tlačivami (ďalej len pokladník) musí byť uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti a stanovený postup prác pri vykonaní fyzickej inventúry v pokladnici v zmysle § 29 ZoÚ.
I. Pokladník.................................. (meno pracovníka a náplň jeho činnosti)
-
vedie evidenciu o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
-
vyhotovuje pokladničné doklady a zodpovedá za ich formálnu správnosť,
-
vedie pokladničnú knihu pre euro a každú cudziu menu osobitne, kde zapisuje stav a pohyb peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov,
-
zabezpečuje prepočet cudzej meny na euro
-
zabezpečuje priebežné číslovanie pokladničných dokladov,
-
zabezpečuje doplňovanie pokladničnej hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív
-
zabezpečuje odvody pokladničnej hotovosti do banky,
-
v určených pokladničných hodinách zabezpečuje príjem a výdaj peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
-
odovzdáva pokladničné doklady osobe zodpovednej za ich zaúčtovanie.
Evidencia pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív sa vedie v evidenčných knihách pre každú cudziu menu, druh ceniny a prísne zúčtovateľného tlačiva osobitne. Evidenčné knihy musia byť prepisné, pričom kópiu odovzdáva pokladník spolu s pokladničnými dokladmi do finančnej učtárne.
V prípade vedenia tržieb ERP (elektronická registračná pokladnica) je potrebné za každú ERP zabezpečiť dennú uzávierku (t.j. tlačový výstup obsahujúci údaje o denných súhrnných finančných operáciách týkajúcich sa predaja tovaru a poskytovania služieb); v prípade vystavenia paragónu počas prerušenia prevádzky pokladnice je potrebné, aby .................... (uviesť post, príp. meno zodpovednej/určenej osoby) údaje z paragónov po opätovnom sprevádzkovaní ERP dodatočne zaevidoval v tej pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená. Dennú uzávierku odovzdáva pokladník obsluhujúci ERP:.................... (na najbližší pracovný/iný deň) komu................... (meno, pozícia) spolu s pokladničnou hotovosťou. Pre účely vydávania peňazí sa na každé predajné miesto ponechá suma:.............. prevzatie tejto sumy podpíše osoba zodpovedná za príslušnú ERP výdavkový pokladničný doklad. ÚJ sa môže rozhodnúť pre stálu sumu, napr. 2000 EUR, ktorú bude považovať za stálu zálohu a bude o nej účtovať nasledovne:
MD 335 (AE) / D 211(AE).
Ku dňu inventarizácie pokladnice sa táto suma stane predmetom inventúry
Pokladničný doklad musí byť označený obchodným názvom účtovnej jednotky a musí obsahovať identifikáciu osoby, ktorá peňažné prostriedky, ceniny, prísne zúčtovateľné tlačivá prijala resp. vydala, stručný popis účtovnej operácie, dátum vystavenia pokladničného dokladu, podpis príjemcu peňažných prostriedkov, cenín resp. prísne zúčtovateľných tlačív a podpis pokladníka. Pokladník nesmie vystaviť pokladničný doklad bez schválenia vecnej správnosti prvotného dokladu, na základe ktorého pokladničný doklad vystavuje. Osoby zodpovedné za schvaľovanie vecnej správnosti prvotných dokladov a ich podpisové vzory sú obsahom smernice č. .......... o obehu účtovných dokladov.
V priebehu účtovného obdobia eviduje pokladník všetky pohyby vo valutových pokladniciach. Účtuje o kurzových rozdieloch vo valutových pokladniciach, ktoré vznikajú v dôsledku inkasa pohľadávok alebo úhrady záväzkov. Pokladník prepočítava prijatú alebo vydanú zahraničnú menu z dôvodu nákupu alebo predaja cudzej meny za domácu menu podľa § 24 ods. 3 ZoÚ kurzom, za ktorý boli tieto valuty nakúpené alebo predané (kurz komerčnej banky prípadne zmenárne, valuty nákup ak ide o predaj valút banke za domácu menu alebo valuty predaj ak ide o výmenu domácej meny za cudziu) alebo referenčným kurzom v deň uzavretia obchodu. Osoba zodpovedná za účtovanie pokladnice účtuje kurzové rozdiely nasledovne:
MD / D
kurzový zisk 211 AE / 663
kurzová strata 563/211 – AE
Úbytky z valutovej pokladnice z dôvodu úhrad faktúr dodávateľom alebo poskytnutia preddavkov na zahraničné pracovné cesty (znejúcich na cudziu menu) budú prepočítané kurzom......... (podľa postupov účtovania pre podnikateľov sú uvedené 2 možnosti ocenenia úbytku cudzej meny: metóda FIFO alebo vážený aritmetický spôsob).
Prírastky valutovej pokladnice z dôvodu inkasa odberateľských faktúr alebo splátky pohľadávok voči spoločníkom (znejúcich na cudziu menu) budú prepočítané kurzom NBS; v prípade vrátenia nepoužitej cudzej meny na zahraničnej pracovnej ceste sa táto ocení kurzom ...... (podľa zvoleného spôsobu ocenenia cudzej meny pri jej výdaji z pokladnice).
Oceňovanie finančných prostriedkov
Ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu, ktorým je príjem a výdaj valút, oceňujeme od 1. 1. 2012:
a) referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným ECB alebo NBS v deň uzavretia obchodu, ak bola cudzia mena prijatá do pokladne ako príjem v hotovosti, napríklad:
-
výbery z devízového účtu,
-
úhrada faktúr v hotovosti v cudzej mene alebo tržby z podnikateľských aktivít prijaté v cudzej mene,
-
peňažné vklady a dary do účtovnej jednotky v cudzej mene,
-
vrátené sumy poskytnutých pôžičiek v cudzej mene a pod.,
Zaúčtované kurzové rozdiely sú súčasťou výsledku hospodárenia a sú vykázané na riadku 100 daňového priznania k dani z príjmov.
b) kurzom komerčnej banky, ktorý sa používa vtedy, ak účtovná jednotka valuty nakúpila alebo predala príslušnej komerčnej banke (§ 24 ods. 3 ZoÚ).
Ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu, ktorým je výdaj valút, oceňujeme od 1. 1. 2012:
Oceňovanie úbytku prostriedkov cudzej meny v hotovosti je možné podľa rozhodnutia účtovnej jednotky uvedeného v internej smernici vykonať jedným z troch spôsobov:
-
referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným ECB alebo NBS, ak bola cudzia mena vydaná z pokladnice ako výdavok v hotovosti a kurzom komerčnej banky, ak účtovná jednotka valuty predala príslušnej komerčnej banke
-
váženým aritmetickým priemerom,
-
metódou FIFO.
V priebehu účtovného obdobia sa kurzové rozdiely neúčtujú. Podľa § 24 ods. 2 ZoÚ zákona o účtovníctve, zostatok účtu 211 – Pokladnica valutová sa prepočíta ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, vypočíta sa a zaúčtuje kurzový rozdiel. Zaúčtované kurzové rozdiely sú súčasťou výsledku hospodárenia a sú vykázané na riadku 100 daňového priznania k dani z príjmov.
Úbytok valút (cudzej meny) pri výmene za eurá, vrátane vkladu na bankový účet znejúci na menu euro, sa podľa § 24 ods. 6 ZoÚ zákona o účtovníctve prepočíta na eurá kurzom, v akej sú valuty (cudzia mena) ocenené v pokladnici v eurách. Možno tiež použiť ocenenie v priemernej cene alebo metódou FIFO.
Súčasťou pokladničnej hotovosti sú aj šeky prijaté namiesto hotových peňazí. Šeky sú podľa § 2 zákona č. 566/2001 Z. z. o cenných papieroch a službách (ZCP) dlhové cenné papiere používané v obchodnom, predovšetkým v platobnom styku.
Súkromný šek - ide o šeky zo šekovej knižky, ktoré môžu byť preplatené v hotovosti alebo prostredníctvom banky.
2. deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (zreálnenie ocenenia)
sa použije kurz ECB alebo NBS v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.
Ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, prepočíta osoba zodpovedná za účtovanie pokladnice zostatok v jednotlivých valutových pokladniciach kurzom vyhláseným Národnou bankou Slovenska ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (posledný deň účtovného obdobia). Osoba zodpovedná za účtovanie pokladnice účtuje kurzové rozdiely nasledovne:
MD / D
kurzový zisk 211-AÚ / 663
kurzová strata563 / 211-AÚ
Pokladničné operácie
Aktuálny kurz ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu je - u pokladničných operácií – deň uvedený na príjmových a výdavkových pokladničných dokladoch.
Na poskytnutie preddavku použije zamestnanec formulár “Žiadosť o preddavok“, ktorý musí byť schválený zodpovedným pracovníkom....................... (meno pracovníka), a ktorý je obsahom smernice č.....o obehu účtovných dokladov. Tento formulár je zároveň prílohou k výdavkovému pokladničnému dokladu.
Číselné rady, ktoré sa používajú pre číslovanie pokladničných dokladov sú uvedené v smernici č. ........... o systéme spracovania účtovníctva.
Doplňovanie pokladničnej hotovosti, cenín, prísne zúčtovateľných tlačív zaisťuje…
